Późny przyjazd gościa, zmiana godziny zameldowania, zgubiony klucz czy konieczność przekazania dostępu ekipie sprzątającej – właściciele apartamentów i niewielkich obiektów noclegowych dobrze znają te sytuacje. Przy jednym mieszkaniu mogą być jedynie niedogodnością. Przy kilku lokalach zaczynają zabierać coraz więcej czasu.
Rozwiązaniem może być samodzielny check-in oparty na elektronicznych klamkach i zdalnym zarządzaniu dostępem. Zamiast przekazywać tradycyjny klucz, właściciel może przyznać gościowi dostęp na określony czas, a następnie zarządzać nim z poziomu aplikacji.
Czym jest samodzielny check-in?
Samodzielny check-in, nazywany również self check-in, pozwala gościowi wejść do wynajmowanego obiektu bez konieczności osobistego spotkania z właścicielem lub pracownikiem recepcji.
W przypadku elektronicznego systemu kontroli dostępu tradycyjny klucz może zostać zastąpiony między innymi przez:
- kod PIN,
- kartę lub brelok zbliżeniowy,
- dostęp przyznany za pomocą aplikacji mobilnej.
Jedną z najważniejszych funkcji takiego rozwiązania jest możliwość określenia czasu obowiązywania dostępu.
Przykładowo, jeżeli pobyt rozpoczyna się w piątek o godzinie 15:00 i kończy w niedzielę o 11:00, dostęp można skonfigurować właśnie dla tego przedziału czasowego. Po zakończeniu pobytu kod lub inne uprawnienie przestaje być potrzebne i może zostać usunięte lub wygasnąć zgodnie z konfiguracją.
Dlaczego tradycyjne przekazywanie kluczy staje się problemem?
W przypadku pojedynczego apartamentu osobiste przekazanie kluczy może wydawać się prostym rozwiązaniem. Sytuacja zmienia się jednak wraz ze wzrostem liczby rezerwacji.
Gość miał przyjechać o 17:00, ale jego samolot jest opóźniony. Inny przyjeżdża późno w nocy. Kolejny zgubił klucz. W tym samym czasie do apartamentu musi dostać się osoba odpowiedzialna za sprzątanie lub serwis.
Każda taka sytuacja oznacza telefon, dodatkową wiadomość, oczekiwanie, a czasami również konieczność dojazdu do obiektu.
Przy kilku apartamentach albo domkach położonych w różnych lokalizacjach obsługa tradycyjnych kluczy może więc stać się jednym z bardziej czasochłonnych elementów prowadzenia wynajmu.
Sprawdź, ile czasu i pieniędzy możesz zaoszczędzić
Ile naprawdę kosztuje Cię osobiste przekazywanie kluczy? Skorzystaj z naszego kalkulatora i sprawdź, ile czasu możesz odzyskać dzięki automatyzacji dostępu do obiektu.
Oblicz potencjalne oszczędności
Elektroniczna klamka i inteligentny zamek do apartamentu – jak działają?
Elektroniczna klamka pozwala przenieść znaczną część zarządzania dostępem do systemu cyfrowego.
Właściciel nie musi pozostawiać klucza w skrytce ani umawiać się z każdym gościem. Może utworzyć odpowiednie uprawnienie i przekazać je przed rozpoczęciem pobytu.
W praktyce proces może wyglądać bardzo prosto:
1. Gość dokonuje rezerwacji.
2. Właściciel tworzy dostęp obowiązujący w terminie pobytu.
3. Gość otrzymuje instrukcję oraz kod lub inny sposób otwierania drzwi.
4. W dniu przyjazdu samodzielnie wchodzi do apartamentu.
5. Po zakończeniu pobytu jego uprawnienie wygasa lub zostaje usunięte.
Właściciel nie musi przy tym rezygnować z dotychczasowego sposobu obsługi całego obiektu. Elektroniczny dostęp może być wdrażany stopniowo – nawet od pojedynczych drzwi.
TTLock – zdalne zarządzanie dostępem do apartamentu
W przypadku mniejszych obiektów jednym ze sposobów zarządzania elektronicznymi klamkami jest aplikacja TTLock.
Pozwala ona administratorowi zarządzać dostępem do drzwi z poziomu telefonu. Dzięki temu rozwiązanie może być wykorzystywane zarówno w pojedynczym apartamencie, jak i w kilku lokalach obsługiwanych przez jednego właściciela.
Nie trzeba więc od razu inwestować w rozbudowany system hotelowy.
To szczególnie interesujące rozwiązanie dla:
- apartamentów na wynajem krótkoterminowy,
- mieszkań przeznaczonych na najem,
- domków wakacyjnych,
- małych pensjonatów,
- niewielkich obiektów noclegowych.
Wraz ze wzrostem liczby pokoi lub obiektów system kontroli dostępu może zostać rozbudowany o bardziej zaawansowane narzędzia do zarządzania.
Dostęp nie tylko dla gości
Automatyzacja dostępu jest przydatna nie tylko podczas zameldowania.
Do apartamentu regularnie wchodzą również osoby odpowiedzialne za jego przygotowanie i utrzymanie. Może to być ekipa sprzątająca, konserwator, administrator lub firma serwisowa.
Zamiast przekazywać jednej osobie tradycyjny klucz, można utworzyć dla niej osobne uprawnienie.
Przykładowo osoba sprzątająca może otrzymać dostęp wyłącznie w określonych godzinach pomiędzy wymeldowaniem jednego gościa a przyjazdem kolejnego.
Dzięki temu właściciel może znacznie łatwiej organizować dostęp różnych osób do obiektu.
Co w przypadku kilku lub kilkunastu apartamentów?
Im większy obiekt, tym większe znaczenie ma automatyzacja.
Przy jednym apartamencie ręczne utworzenie dostępu dla każdego gościa nie stanowi dużego problemu. Przy kilkunastu pokojach i dużej liczbie rezerwacji miesięcznie wykonywanie tych samych czynności ręcznie może być nieefektywne.
W takich przypadkach elektroniczne klamki mogą współpracować z rozwiązaniami przeznaczonymi do zarządzania obiektami hotelowymi oraz systemami PMS (Property Management System).
Pozwala to powiązać zarządzanie dostępem z rezerwacją, pokojem oraz terminem pobytu.
W praktyce oznacza to możliwość dalszego ograniczenia liczby czynności wykonywanych ręcznie przez właściciela lub recepcję.
Apartament, pensjonat czy hotel – rozwiązanie można skalować
Dużą zaletą elektronicznej kontroli dostępu jest możliwość dopasowania rozwiązania do wielkości obiektu.
1–3 apartamenty
Najważniejsze jest zwykle zdalne przekazywanie dostępu oraz wyeliminowanie konieczności osobistego wydawania kluczy. Do zarządzania może wystarczyć aplikacja mobilna.
Domki wakacyjne i obiekty sezonowe
Szczególnie istotna staje się możliwość obsługi obiektu znajdującego się daleko od miejsca zamieszkania właściciela oraz przekazywania dostępu ekipom sprzątającym i serwisowym.
Pensjonaty i małe hotele
Oprócz kodów można wykorzystywać karty i inne metody dostępu oraz tworzyć uprawnienia dla personelu.
Aparthotele i większe obiekty
Przy dużej liczbie rezerwacji istotna staje się możliwość integracji kontroli dostępu z systemem PMS i dalszej automatyzacji obsługi.
Nie trzeba więc od początku budować rozbudowanej infrastruktury. System może rozwijać się wraz z obiektem.
Czy elektroniczna klamka zwiększa bezpieczeństwo?
Jednym z problemów tradycyjnego klucza jest brak możliwości łatwego kontrolowania tego, co dzieje się z nim po przekazaniu go innej osobie.
Klucz może zostać zgubiony albo skopiowany. W przypadku kodów i elektronicznych uprawnień sytuacja wygląda inaczej.
Dostęp można ograniczyć czasowo, zmienić lub usunąć. Po zakończeniu pobytu poprzedni gość nie musi posiadać aktywnego sposobu wejścia do obiektu.
Jest to szczególnie istotne w przypadku wynajmu krótkoterminowego, gdzie w ciągu roku z jednego apartamentu może korzystać wiele różnych osób.
Czy samodzielny check-in oznacza rezygnację z recepcji?
Nie.
Automatyzacja dostępu nie musi oznaczać całkowicie bezobsługowego hotelu. W większych obiektach może przede wszystkim odciążyć recepcję od powtarzalnych czynności.
Pracownik nie musi każdorazowo przygotowywać i przekazywać tradycyjnego klucza. Dzięki temu więcej czasu może poświęcić na bezpośrednią obsługę gości i rozwiązywanie sytuacji, które rzeczywiście wymagają jego zaangażowania.
Z kolei w niewielkich apartamentach i domkach wakacyjnych system może umożliwić prowadzenie obiektu bez tradycyjnej recepcji.
Jak przygotować obiekt do wdrożenia?
Przed wyborem konkretnego rozwiązania warto odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań:
- Ile drzwi ma zostać objętych systemem?
- Czy obiekt posiada recepcję?
- Jak często zmieniają się goście?
- Czy potrzebny jest dostęp dla sprzątania lub serwisu?
- Czy właściciel zarządza jednym czy kilkoma obiektami?
- Czy wykorzystywany jest już system rezerwacyjny lub PMS?
- Jakiego rodzaju drzwi i zamek znajdują się obecnie w obiekcie?
Na podstawie tych informacji można zdecydować, czy wystarczy elektroniczna klamka zarządzana z aplikacji, czy lepszym rozwiązaniem będzie bardziej rozbudowany system.
Samodzielny check-in – wygoda dla gościa i mniej pracy dla właściciela
Automatyzacja dostępu nie jest rozwiązaniem zarezerwowanym wyłącznie dla dużych hoteli.
Można rozpocząć od jednej elektronicznej klamki w pojedynczym apartamencie, a następnie rozbudowywać system wraz z rozwojem działalności.
Dla właściciela oznacza to przede wszystkim mniej dojazdów, mniej sytuacji związanych z przekazywaniem i odbieraniem kluczy oraz łatwiejsze zarządzanie dostępem gości, personelu i serwisu.
Dla gościa – większą swobodę. Nie musi umawiać się na konkretną godzinę odbioru kluczy i może samodzielnie wejść do obiektu zgodnie z zasadami ustalonymi przez właściciela.
Chcesz wdrożyć samodzielny check-in w swoim obiekcie?
Eura oferuje elektroniczne klamki i rozwiązania kontroli dostępu przeznaczone zarówno do pojedynczych apartamentów, jak i pensjonatów, aparthoteli oraz większych obiektów.
Planujesz wdrożyć samodzielny check-in? Dobierz system kontroli dostępu do swojego apartamentu, pensjonatu lub hotelu.
